De verborgen kosten van versnipperde zorgsystemen
“Elke dag weer ben ik teveel tijd kwijt aan het inloggen en controleren van verschillende zorgsystemen” – Verzorgende IG bij een middelgrote zorginstelling
Dit zal u wellicht bekend voorkomen. Medewerkers die jongleren met meerdere systemen. Informatie die verspreid staat over verschillende platforms. Dubbele invoer van gegevens. Het resulteert in frustratie en kostbare tijd die niet aan zorg besteed kan worden.
Versnipperde zorgsystemen: een dagelijkse realiteit
Op de gemiddelde zorgafdeling zijn minimaal vijf losse zorgsystemen in gebruik:
- Verpleegoproepsysteem
- Elektronisch cliëntendossier
- Telefonie
- Toegangscontrole
- Zorgdomotica
Medewerkers wisselen constant tussen deze systemen – vaak met verouderde interfaces die slecht op elkaar aansluiten. Het beeld is herkenbaar: zorgpersoneel dat oproepen mist, belangrijke updates over het hoofd ziet of dubbel werk verricht
De werkelijke impact op uw organisatie
De fragmentatie van zorgsystemen kost meer dan u denkt:
- Verloren werktijd: Zorgmedewerkers besteden per dienst veel tijd aan het navigeren tussen verschillende zorgsystemen
- Verhoogde werkdruk: Onnodig complexe processen verergeren het personeelstekort
- Veiligheidsrisico’s: Vertraagde reacties op oproepen kunnen kritieke situaties veroorzaken
- Medewerkerstevredenheid: ‘Technostress’ door niet-gekoppelde zorgsystemen leidt tot meer verzuim en verloop
Waarom integratie van zorgsystemen nog niet overal is doorgevoerd
“Natuurlijk zouden alle zorgsystemen gekoppeld moeten zijn, maar dat is toch onbetaalbaar?” horen we vaak. Andere zorgen die we tegenkomen:
- “We moeten dan zeker al onze zorgsystemen vervangen?”
- “De implementatie zal onze zorgprocessen verstoren”
- “Het integreren van zorgsystemen is te complex voor onze ICT-afdeling”
Deze zorgen zijn begrijpelijk, maar gelukkig onnodig. Want…
De praktische route naar geïntegreerde zorgsystemen
Integratie betekent niet dat u alles moet vervangen. Veel bestaande zorgsystemen kunnen via slimme koppelingen met elkaar gaan ‘praten’. De aanpak in vier stappen:
- Begin met een scan: Welke zorgsystemen heeft u al in huis en welke veroorzaken de meeste knelpunten?
- Kies een laagdrempelig startpunt: Begin bijvoorbeeld met het koppelen van uw oproepsysteem aan de mobiele telefoons van medewerkers.
- Bouw modulair: Voeg geleidelijk nieuwe koppelingen tussen zorgsystemen toe zonder grote investeringen ineens.
- Betrek de mensen die het gebruiken: Laat zorgmedewerkers meedenken over de beste integratie van zorgsystemen.
Ook interessant, een artikel over het implementeren van zorgtechnologie
Wat levert integratie van zorgsystemen concreet op?
Een klant van het eerste uur koppelde hun verpleegoproep, domotica en telefoonsysteem:
“De integratie van onze zorgsystemen was binnen twee weken gerealiseerd. Onze medewerkers krijgen nu gerichte meldingen op één apparaat, inclusief locatie van de cliënt en type melding. De onrust op de afdeling is drastisch verminderd en medewerkers hebben per dienst gemiddeld 45 minuten meer tijd voor daadwerkelijke zorg.”
Zorgsystemen integreren zonder grote investeringen
Het koppelen van zorgsystemen hoeft niet duur of complex te zijn. Met een gefaseerde aanpak waarin u prioriteiten stelt en medewerkers betrekt, kunt u al snel resultaat boeken. Essentieel daarbij:
- Kies voor open standaarden en leveranciers die integratie van zorgsystemen ondersteunen
- Begin met de koppelingen die het meeste rendement opleveren
- Werk met een partner die zowel techniek als zorgprocessen begrijpt
Van fragmentatie naar verbinding
De zorg draait om mensen. Zorgsystemen moeten daaraan dienstbaar zijn – niet andersom. Door te kiezen voor geïntegreerde zorgsystemen geeft u zorgprofessionals de ruimte om te doen waar ze voor opgeleid zijn: zorgen voor mensen, niet voor apparaten.
U kunt vandaag nog beginnen met het in kaart brengen van uw huidige zorgsystemen. Wat zijn de grootste knelpunten en welke integratiestappen leveren het meeste op?
